Независимая линия по выбору СЭД: +7(495)646-82-24 Для Москвы и Регионов!

 

Видеоролики, демоверсия и стоимость системы

4.8. Ай-Ти: БОСС-референт

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система БОСС-Референт построена на платформе IBM Lotus Domino/Notes.

Нет времени или желания заниматся подбором оптимальной системы электронного документооборота?

Профессионально и качественно проведем индвидуальный подбор СЭД из более чем 30 российских и западных решений специально для Вас. Мы используем более 60 параметров сравнения и проводим подбор используя специально разработанную экспертную систему анализа решений, исходя из Ваших потребностей. Наш консультант проведет встречу в удобное Вам время в Вашем офисе!
Подробнее..

4.8.1. Краткое описание системы

СЭД БОСС-Референт ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения.

Руководители таких организаций рассматривают внедрение СЭД как необходимое условие:

а) повышения управляемости организаций,

б) поддержания целостности организации в условиях роста и расширения бизнеса,

в) придания организациям способности к изменениям в ответ на внешние требования и для решения внутренних задач развития.

В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:

  • Анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка.
  • Реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота.
  • Автоматизация работы с корреспонденцией.
  • Разработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины.
  • Обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам.
  • Обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.

В результате внедрения СЭД БОСС-Референт организации, как управленческие структуры, получают возможность стать более контролируемыми. СЭД БОСС-Референт, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах.

4.8.2. Решаемые задачи

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию следующих процессов:

  • Процесс документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
  • процесс контроля исполнительской дисциплины, в том числе, процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
  • процесс работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции, обеспечиваемые АСЭДД БОСС-Референт:

  • Документационное обеспечение принятия решений:
  • Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
  • Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
  • Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
  • Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
  • Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
  • Работа с версиями и редакциями документов.
  • Обработка входящих и исходящих документов:
    • Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
    • Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
    • Поддержка сложных регистрационных номеров.
    • Обеспечение работы нескольких канцелярий.
  • Контроль исполнительской дисциплины:
    • Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
    • Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
    • Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
    • Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.
  • Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций:
    • Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
    • Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
    • Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов.

4.8.3. Архитектура системы

СЭД БОСС-Референт представляет собой сочетание готового настраиваемого решения и конструктора, позволяющего в ходе проекта автоматизировать процедуры документооборота, присущие только данному Заказчику.

Настраиваемое ядро СЭД БОСС-Референт образуют входящие в базовую поставку системы типовые электронные регламенты документооборота общих управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, писем и организационно-распорядительных документов.

Адаптация системы для учета специфики заказчика состоит в конструировании типовых регламентов документооборота для специализированных документов из готовых блоков системы – этапов прохождения документов (подготовка, согласование, регистрация и т.д.), блоков согласования (параллельное, последовательнее, с переходами по условиям) и карточек документов. Конструирование выполняется средствами продуктов IBM: Lotus Domino Designer и Lotus Workflow Architect.

Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:

  • оборудование (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все оборудование;
  • технология IBM Lotus – технологическая платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой;
  • система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.

Используя возможности платформы IBM Lotus, БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию традиционного делопроизводства и управленческого документооборота. Средствами системы можно быстро автоматизировать новые деловые бизнес-процессы с присущими им схемами движения документов (Рисунок 4).


Рисунок 4. Функциональная модель системы БОСС-Референт



4.8.4. Преимущества системы

АСЭДД БОСС-Референт имеет ряд достоинств, в числе которых:

  • Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
  • Поддержка различных маршрутов согласования документов.
  • Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

Главными результатами внедрения системы являются:

  • Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
  • Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
  • Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.