Независимая линия по выбору СЭД: +7(495)646-82-24 Для Москвы и Регионов!

 

Видеоролики, демоверсия и стоимость системы

4.6. Электронные Офисные Системы: Дело

Система электронного документооборота «Дело» – это промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

АСЭДД «Дело» позволяет: упорядочить процессы документооборота; перейти к единой схеме работы с документами; сократить сроки регистрации и прохождения документов; обеспечить надлежащий контроль исполнения документов.

Нет времени или желания заниматся подбором оптимальной системы электронного документооборота?

Профессионально и качественно проведем индвидуальный подбор СЭД из более чем 30 российских и западных решений специально для Вас. Мы используем более 60 параметров сравнения и проводим подбор используя специально разработанную экспертную систему анализа решений, исходя из Ваших потребностей. Наш консультант проведет встречу в удобное Вам время в Вашем офисе!
Подробнее..

4.6.1. Краткое описание системы

АСЭДД «Дело» предназначена для автоматизации следующих процессов:

  • составление и ведение номенклатуры дел предприятия;
  • формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве и последующая передача их в архив предприятия;
  • организация учета дел и документов в архиве и ведение всех видов архивных справочников.

Одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий.

Благодаря этому обеспечиваются следующие возможности:

  • Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота.
  • Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.
  • Масштабируемость и поддержка распределенного электронного документооборота. Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.
  • Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы к электронному документообороту и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в законодательстве РФ и национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO).
  • Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения. В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:
    • Microsoft и Oracle – поставщики платформ для корпоративных приложений. Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.
    • ABBYY – разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм.
    • КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.
    • Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями, например, с «1С:Предприятие».

4.6.2. Решаемые задачи

Функциональные возможности системы «ДЕЛО»:

  • Регистрация документов (входящих и созданных в организации). Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов. Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора. Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты: задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию); заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника; перечень наиболее часто используемых стандартных текстов; установление ссылок на другие документы; отнесение документа к тематическим рубрикам и др.
  • Ввод поручений и контроль их исполнения. Возможность централизованного контроля и контроля внешних исполнителей.
  • Регистрация и контроль поручений из вышестоящих организаций.
  • Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме.
  • Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам.
  • Работа с файлами и взаимосвязанными документами. К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа). Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК.
  • Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль). Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений: резолюция (поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа); пункт (поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора); подчиненная резолюция (относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции); проект резолюции (предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством). Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов. После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее исполнителям более низкого уровня. Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений. Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
  • Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов. Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное). Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции. В случае если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя. Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.
  • Сканирование и прикрепление электронных образов документов, поточное сканирование.
  • ЭЦП прикрепленных файлов документов. Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования.
  • Поиск документов, возможность сохранения поисковых запросов, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам.
  • Формирование дел. В течение текущего года исполненные документы списываются в дело, и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел: поддержка принятой в организации номенклатуры дел; механизм списания документа в дело; просмотр перечня документов, списанных в дело; поддержка работы с многотомными делами; автоматический пересчет страниц в деле; возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов. Для облегчения работы исполнителей по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку. Впоследствии, когда документ исполнен, и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов. Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
  • Прием и внешняя рассылка документов. Важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме. Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами (например, с MS Outlook). Пользователю предоставляются следующие возможности: прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы; автоматизированная регистрация поступивших документов; подписание отправляемого сообщения ЭЦП; шифрование сообщений с применением средств криптозащиты; контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате). Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку под роспись. При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п. Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать процесс составления реестров. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров. Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
  • Движение документов внутри организации. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами и подразделениями. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК. При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения. На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (например, по подразделениям). Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом. Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
  • Информационно-справочная, справочно-аналитическая работа, формирование отчетов. Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам. Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как с нуля, так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др. Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют находить все документы по определенной тематике или вопросу и разбираться в истории проблемы. Возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности. В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:
    • Сведения о документообороте.
    • Сводка об исполнении.
    • Справка-напоминание об исполнении поручений.
    • Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.
    • Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.
    • Информирование пользователей о совершенных в системе операциях и приближении их сроков исполнения.
  • Удаленный доступ. Возможность удаленной работы с АСЭДД (ДЕЛО-WEB). В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet/Intranet – для организации удаленной работы достаточно web-браузера. Опция «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети основного офиса компании, становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле. Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения.

4.6.3. Архитектура системы

Архитектура АСЭДД «Дело» является модульной и представлена на следующей схеме (Рисунок 3) в соответствии с функциональными возможностями модулей.


Рисунок 3. Архитектура АСЭДД ДЕЛО



4.6.4. Преимущества системы

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей Заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать следующие возможности:

  • Обеспечить автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства.
  • Внедрить полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий).
  • Увеличить эффективность автоматизации документооборота.
  • Ввести смешанный бумажно-электронный документооборот.
  • Осуществить поддержку любой технологии работы с документами.