Независимая линия по выбору СЭД: +7(495)646-82-24 Для Москвы и Регионов!

 

Видеоролики, демоверсия и стоимость системы

4.4. Cognitive Technologies: Евфрат-Документооборот

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Нет времени или желания заниматся подбором оптимальной системы электронного документооборота?

Профессионально и качественно проведем индвидуальный подбор СЭД из более чем 30 российских и западных решений специально для Вас. Мы используем более 60 параметров сравнения и проводим подбор используя специально разработанную экспертную систему анализа решений, исходя из Ваших потребностей. Наш консультант проведет встречу в удобное Вам время в Вашем офисе!
Подробнее..

4.4.1. Краткое описание системы

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТ по делопроизводству, так и с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используются следующие разработки:

  • встроенный модуль просмотра и печати;
  • технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);
  • встроенный генератор отчетов;
  • технология морфологического анализа текста;
  • механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
  • встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;
  • встроенный мониторинг безопасности.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет решать все типовые задачи делопроизводства и управления документами:

  • автоматизировать регистрацию документов и заданий;
  • осуществлять поиск информации;
  • обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
  • контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
  • проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и аналитических отчетов;
  • обеспечивать разграничение прав доступа сотрудников к информации;
  • организовать долговременное хранение документов организации.
  • Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и удаленными филиалами. Информация между подразделениями передается в кодированном виде.

    Стандартная конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие настройки:

    • Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов:
      • Входящие документы.
      • Исходящие документы.
      • Внутренние документы.
      • Договоры.
      • Служебная записка.
    • Шаблоны журналов, справок и отчетов:
      • Журнал входящих документов.
      • Журнал исходящих документов.
      • Журнал внутренних документов.
      • Общий журнал по потокам документов.
      • Отчет о выполнении документов по потокам.
      • Отчет по документам, которые надо выполнить.
      • Отчет о выполнении поручений.
      • Отчет по поручениям, которые надо выполнить.
      • Общий отчет по потокам документов.

    4.4.2. Решаемые задачи

    Функциональные возможности и логика работы системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют реализовать различные схемы автоматизации работы с документами. Внедренная система может поддерживать работу как по правилам традиционного делопроизводства, так и в соответствии с западными стандартами управления.

    Задачи, наиболее часто решаемые сегодня с помощью данной системы:

    • автоматизация канцелярии;
    • электронный архив документов;
    • корпоративный электронный документооборот (workflow).

    Кроме этого внедрение системы «ЕВФРАТ-Документооборот» успешно решает и частные задачи автоматизации документооборота. В государственных учреждениях и коммерческих структурах сегодня наиболее популярными из них являются следующие задачи:

    • управление договорным процессом;
    • автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);
    • автоматизация обращений граждан.

    4.4.3. Архитектура системы

    Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент-серверную архитектуру (Рисунок 2), которая представляет собой набор компонентов, каждый из которых решает определенный круг задач.


    Рисунок 2. Архитектура АСЭДД ЕВФРАТ-Документооборот




    Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:

    • АРМ «Пользователь» – рабочее место для доступа к системе;
    • АРМ «Администратор» – рабочее место настройки и администрирования системы;
    • модуль «Графический дизайнер маршрутов» – инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
    • модуль «Дизайнер форм» – средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
    • модуль «Менеджер журналов и отчетов» – инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
    • средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей;
    • модуль «Почтовый клиент» – средство работы с сообщениями электронной почты.

    Дополнительно в комплект поставки системы могут входить:

    • APM «Архивариус» – рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов;
    • ЕВФРАТ-Документооборот. WEB-сервер – средство организации полнофункционального доступа к системе через Интернет.

    Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот» реализована в соответствии с современными тенденциями разработки информационных систем и обеспечивает следующие характеристики:

    • Гибкость. C помощью внутреннего инструментария система легко адаптируется к особенностям документооборота и бизнес-процессов любой организации.
    • Масштабируемость. Система работает как в рамках локального офиса, так и в территориально-распределенных структурах со сложной схемой информационных потоков.
    • Безопасность. Разграничение прав доступа, использование средств криптозащиты и шифрования гарантирует безопасность работы с документами в системе.
    • Надежность. Резервное копирование базы данных по расписанию, средства проверки целостности и восстановления базы данных обеспечивают надежность хранения корпоративной информации.

    4.4.4. Преимущества системы

    Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от других программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

    Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

    Наличие в системе встроенного инструментария («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчетов») для адаптации системы под требования организации.

    В системе реализована функциональность для работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

    Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов (распознавание «на лету»).

    Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

    Наличие в системе встроенного генератора отчетов.

    Наличие в системе подсистемы обмена документами для работы в территориально-распределенных организациях.

    Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

    Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

    Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских ролей.

    Система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование.

    Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».