Независимая линия по выбору СЭД: +7(495)646-82-24 Для Москвы и любых Регионов России!

 

4.13 OPTIMA: OPTIMA-WorkFlow

Программная платформа «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства и организацию документооборота, как при традиционной «бумажной» технологии работы, так и в процессе поэтапного перехода к работе с электронными образами документами и электронными аналогами документов, т.е. в безбумажной технологии.

4.13.1. Краткое описание системы

«OPTIMA-WorkFlow» версии 1.19 является комплексной прикладной платформой для создания решений в области управления документами, интегрирующей в себя информационные технологии ведущих российских и зарубежных производителей, в том числе средства криптографической защиты информации, основанные на российских стандартах.

Заложенный в основу разработки продукта интеграционный подход, основанный на применении готовых к использованию и проверенных в ходе длительной эксплуатации программных компонентов, позволяет в ходе эксплуатации «OPTIMA-WorkFlow» применять возможности программных решений и информационных технологий, снискавших себе репутацию лидирующих в своем классе.

Применение в качестве серверного компонента «OPTIMA-WorkFlow» современных систем управления базами данных (Microsoft SQL Server или Oracle Database) обеспечивает все преимущества использования «клиент-серверной» архитектуры, надежное и устойчивое взаимодействие с ресурсами вычислительных сетей и операционных систем, способность к масштабированию решения и к функционированию в распределенных корпоративных вычислительных сетях.

Использование в качестве пользовательского инструментария для создания и обработки документов, формирования отчетности и т. п. современных офисных приложений, в том числе, программных продуктов Microsoft Office, OpenOffice.org и SAP Crystal Reports, обеспечивает простоту использования хорошо освоенных средств обработки документов с присущей им функциональной мощью и гибкостью.

4.13.2. Решаемые задачи

Автоматизация делопроизводства

С использованием «OPTIMA-WorkFlow» документы могут создаваться или обрабатываться любыми приложениями-обработчиками, в том числе всеми программными продуктами, входящими в семейство Microsoft Office и OpenOffice.org. Под документом в системе понимается любой информационный объект, в том числе текстовые массивы, счетные таблицы, графические изображения, оцифрованные звуковые и видео данные.

В состав системы интегрированы программные технологии продукта ABBYY FineReader, использование которых позволяет системе создавать документы методом сканирования и/или распознавания текстов их бумажных оригиналов.

Подробный список функциональных возможностей «OPTIMA-WorkFlow» версии 1.19 в части автоматизации делопроизводства приведен в таблице 1.

Таблица 1. Группа функций «Автоматизация делопроизводства»

Режимы создания документов:

- непосредственно из интерфейса клиентского приложения системы;

- непосредственно из интерфейса офисных приложений, используемых для создания документа;

- непосредственно из интерфейса Windows Explorer (Проводник).

Средства создания документов:

- любые офисные приложения;

- DOS-приложения;

- средства внешних автоматизированных систем.

Методы создания документов:

- создание нового (пустого) документа;

- создание документа по системным шаблонам типовых документов;

- создание документа из существующего файла;

- создание документа из документа, уже существующего в системе;

- создание документа за счет сканирования бумажного документа;

- создание документа, содержащего распознанный текст бумажного документа;

- создание документа, содержащего как оцифрованную копию, так и распознанный текст бумажного документа;

- создание составного документа (упорядоченной коллекции-подшивки документов).

Настройка и быстрый запуск сценария (последовательности действий) по созданию:

- нового документа в системе;

- группы однотипных документов;

- документов из сообщений систем гарантированной доставки (MOM-системы) или из вложений в сообщения электронной почты;

- документов из факсимильных сообщений;

- документов из файлов, размещенных в дисковой подсистеме (импорт документов).

Редактирование документов:

- средствами офисных приложений;

- автоматически, при изменении системных свойств документа;

- автоматически, при изменении значений полей регистрационно-контрольной карточки документа (РККД).

Специфицирование свойств конкретного типа документов за закрепления за ним:

- шаблона документа;

- приложения для создания и обработки документа;

- состояния жизненного цикла документа;

- сценариев обработки событий, возникающих при работе с документом;

- используемого макета формы учета и/или регистрации документа, т. е. макета формы РККД.

Учет бланков строгой отчетности:

- учет форм используемых для оформления документа гербовых бланков и бланков строгой отчетности;

- учет экземпляров бланков;

- учет экземпляров копий документов ДСП.

• Регистрация документов

Макетирование различных форм регистрационных (учетных или контрольных) карточек документов и автоматизация процесса их последующего заполнения в ходе процедуры регистрации является штатной функцией «OPTIMA-WorkFlow», которая предоставляет пользователям удобные визуальные инструменты настройки формы представления и содержания регистрационных и учетных данных о документах. Наличие таких функциональных возможностей позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота, наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот.

Автоматизация заполнения РККД основана на автоматическом применении установленных правил заполнения различных типов полей, на верификации вводимых значений форматно-логическим контролем, на использовании справочников допустимых значений. В системе «OPTIMA-WorkFlow» реализован блок для создания и ведения так называемых динамических иерархически связанных справочников объектов / субъектов делопроизводства. Кроме того, обеспечена возможность для ведения стандартных справочников:

- организационно-штатной структуры объекта автоматизации;

- уровней управления документооборотом;

- типов документов;

- профилями (типовыми группами) пользователей;

- рабочими группами (временными проектными или функциональными объединениями пользователей);

- типовых списков получателей документов (при движении документа внутри объекта автоматизации);

- типовыми списками исполнителей поручений;

- перечня мест публикации документов;

- организаций и физических лиц;

- типовыми списками рассылки (при направлении документов на другие объекты автоматизации);

- шаблонов типовых форм документов;

- шаблонов форм отчетности;

- типовых формулировок резолюций и решений по документу;

- шаблонов уведомлений о доставке документов;

- шаблонов извещений о постановке, снятии поручения с контроля;

- шаблонов напоминаний о приближении сроков исполнения поручений,

- почтовых тарифов;

- форм типовых почтовых конвертов;

- номенклатуры дел в разрезе лет и структурных подразделений.

• Классификация и хранение электронных документов

Программное обеспечение «OPTIMA-WorkFlow» предусматривает возможность динамического построения различных систем классификации документов на основе использования основных системных свойств и значений, вносимых в РККД при регистрации документа. Обеспечивается хранение всех версий документа, с фиксацией времени, даты и места создания, их статуса и сведений о пользователе системы, в результате действий которого эти версии были созданы. В «OPTIMA-WorkFlow» реализованы шлюзы для передачи документов в специализированные архивные системы (ленточные, магнитооптические и дисковые библиотеки). В Системе имеются средства планирования заданий и автоматического архивировании и/или выгрузки данных при наступлении времени, события или при выполнении набора условий.

При масштабировании решения, «OPTIMA-WorkFlow» позволяет планомерно наращивать количество рабочих мест пользователей за счет увеличения мощности используемого серверного оборудования или перехода на более производительную операционную платформу. Использование в составе «OPTIMA-WorkFlow» современных средств управления хранением данных обеспечивает то, что практически отсутствуют ограничения на количество загруженных в систему документов и одновременно работающих пользователей.

В составе «OPTIMA-WorkFlow» имеются мощные средства поиска документов, использующие настраиваемую коллекцию фильтров, а также механизмы поиска по образцу заполнения полей регистрационной карточки (Query By Example). За счет подключения к системе специализированных компонентов для обеспечения индексации хранимой информации и обеспечения полнотекстового поиска, разработанных компанией ABBYY, реализуется комбинированный поиск, сочетающий выборку по учетным свойствам документа с контекстным поиском (с учетом морфологии 22 языков, в том числе русского и английского).

• Модель функционирования в распределенной среде

СУД изначально создается как иерархическая территориально распределенная информационная система, основанная на частично децентрализованной модели управления. Эта модель подразумевает применение на всех уровнях организационной иерархии системы:

- программно-аппаратной платформы, базирующейся на единых стандартах и унифицированной материально-технической базе;
- общих правил обработки информации (типовой функциональности приложений системы);
- унифицированных средств и технологий для осуществления информационного обмена, в том числе, типового регламента и технического оснащения, единой системы адресации, универсального формата представления данных, единой системы обеспечения защиты данных от несанкционированного доступа и искажений при передаче;
- единой системой классификации и кодирования информации.

В тоже время, децентрализованная модель управления СУД допускает на объектах автоматизации определенную независимость в организации технологических процессов (последовательности выполнения операций, автоматизируемых функциями системы) обработки данных. Децентрализованная модель подразумевает создание отдельных друг от друга фрагментов системы электронного документооборота, организованных в пределах вычислительных сетей различных объектов автоматизации. По сути дела, эти фрагменты являются самостоятельными системами, но функционирующими единообразно по общим методическим и организационным регламентам и в общей предметной области.

Обмен документами и другой системной информацией между территориальными фрагментами системы производится через специализированные шлюзы электронной почты или посредством ведомственных систем гарантированной доставки сообщений, которые обеспечивают формирование исходящей рассылки из одного фрагмента системы и прием входящей корреспонденции в другой фрагмент. Такая модель функционирования СУД с учетом единства программной платформы, нормативно-справочной информации и регламентов функционирования во всех фрагментах системы позволяет не только избежать повторной регистрации документов, но и обеспечивает накопление сквозной истории обработки документов различными объектами автоматизации. Изложенная модель функционирования СУД иллюстрируется схемой, приведенной на рисунке 1.






Рисунок 1. Типовая схема функционирования системы электронного документооборота с децентрализованной моделью управления

Вместе с тем, применение децентрализованной модели функционирования СУД не исключает возможности создания центрального архивного хранилища документов, банка данных документарной информации. При использовании программного обеспечения «OPTIMA-WorkFlow» в СУД может быть обеспечена возможность работы удаленных и мобильных пользователей. В этом случае удаленные клиенты могут получить доступ к системе, используя Веб-технологии и ведомственные каналы связи.

• Управление документооборотом

«OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает визуальное проектирование и модификацию маршрутно-технологических схем любых деловых процессов прохождения и исполнения документов.

Для каждого из пользователей ведутся индивидуальные списки доступной адресации при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при прохождении документа.

Система автоматически отслеживает и сопоставляет плановые (нормативные) и фактические характеристики выполняющихся работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры. Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, который позволяет автоматически формировать «хронологическое дерево» событий в истории прохождения документа, с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т. д. Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить — кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе. В системе реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки. Все это обеспечивает возможности для организации полноценного управления прохождением и исполнением документов.

• Контроль исполнительской дисциплины

В дополнение к средствам контроля прохождения и обработки документов, т. е. контроля выполнения работ в рамках деловых процессов, «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает полнофункциональные решения для организации контроля исполнения поручений, в том числе содержащихся в нормативно-распорядительных и в других, требующих исполнения, документах. Таким образом, становится возможным осуществить, с использованием средств «OPTIMA-WorkFlow», полноценный и всеохватывающий контроль состояния исполнительской дисциплины на организации. Обеспечивается интеграция этих решений с Microsoft Outlook.

• Формирование отчетности

Платформа «OPTIMA-WorkFlow» оснащена развитым инструментарием для разработки макетов различных форм отчетности, в том числе статистической и аналитической. Все отчеты проектируются во внешнем редакторе шаблонов отчетов SAP Crystal Reports, но сам генератор форм отчетности встроен в продукт. Шаблоны отчетов хранятся в системе, а сами отчеты генерируются по инициативе пользователей, имеющих соответствующие полномочия, непосредственно на их автоматизированных рабочих местах. Имеется механизм параметрической настройки критериев для выполнения выборки данных, включаемых в отчет.

• Защита информации

Программное обеспечение «OPTIMA-WorkFlow» обладает средствами разделения уровня полномочий пользователей по вызову различных сценариев обработки, проведению процедур регистрации документов, доступу к тем или иным полям регистрационных карточек, использованию словарей для выбора значений полей, вносимых при регистрации, по формированию отчетности на базе тех или иных макетов. Все документы, правила их обработки, маршруты рассылки и служебная информация защищены системой от любого преднамеренного и непреднамеренного вмешательства. С помощью «OPTIMA-WorkFlow» в системе электронного документооборота реализуются механизмы управления правами субъектов доступа на объекты доступа, в том числе правами доступа к:

- документам и версиям документов;

- резолюциям и аннотациям документов;

- категориям (типам) документов;

- истории обработки документа;

- свойствам документов;

- регистрационным карточкам документов и отдельным полям регистрационных карточек;

- архивам документов и к логическим порциям (областям) архивов документов (папкам, рабочим столам, доскам объявлений);

- шаблонам документов и решений по документам;

- макетам отчетов;

- словарям и справочникам;

- технологическим схемам прохождения и исполнения документов, поручениям, сценариям автоматической обработки документов;
- программным приложениям системы и др.

При использовании программно-технических средств операционных систем и специализированных систем защиты от несанкционированного доступа, Система обеспечивает разграничение уровней доступа к ресурсам аппаратной инфраструктуры системы: ЛВС, ПЭВМ, терминалам, каталогам дисковой подсистемы, файлам и т. д.

Кроме разграничения уровня доступа к информационно-техническим ресурсам Системы, применение программного обеспечения «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает разграничение функциональных полномочий (доступных функций в системе) пользователей. За счет комбинации прав доступа и функциональных полномочий реализуется настройка уровней защиты информации на соответствие матрице доступа, утвержденной в установленном порядке.

Использование программного обеспечения «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает протоколирование всех событий в системе и действий пользователей, управляемое администратором безопасности через службу системного аудита. «OPTIMA-WorkFlow» также обеспечивает использование современных методов криптографической защиты и механизмов электронной цифровой подписи, разработанных в соответствии с действующими российскими стандартами, в том числе — на базе использования СКЗИ «КриптоПро CSP» (в свою очередь, взаимодействующую с системой ВУЦ, использующих программное обеспечение «КриптоПро-УЦ»). Применение СКЗИ в составе «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает как шифрование/расшифрование документов, так и формирование/верификацию электронной цифровой подписи авторов документов и/или их резолюций. Система принципиально совместима с любыми специализированными средствами защиты информации (СЗИ). В составе программного обеспечения «OPTIMA-WorkFlow» реализованы собственные средства защиты информации, которые разрабатывались в соответствии с требованиями следующих документов:

- Федеральный закон Российской Федерации от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;
- Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
- Руководящий документ Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации»;
- Руководящий документ Гостехкомиссии России «Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения»;
- «Положения о порядке разработки, производства, реализации и использования средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну»;
- «Положение о разработке, изготовлении и обеспечении эксплуатации шифровальной техники, систем связи и комплексов вооружения, использующих шифровальную технику, в Российской Федерации».

Группа компаний Optima имеет лицензии ЦБС ФСБ на право осуществлять производство и проектирование информационных систем с использование средств криптографической защиты данных, а на одну из предыдущих версий системы «OPTIMA WorkFlow» имеется сертификат Гостехкомисии на соответствие требованиям защиты информации по классу 1В. При необходимости могут быть выполнены работы по подтверждению действия сертификата для текущей версии.

Интеграция программного обеспечения СУД со средствами защиты от НСД осуществляется программно-техническими мерами, выполняемыми в соответствии с Формулярами и Техническими условиями СЗИ НСД и СКЗИ. При этом СЗИ НСД обеспечивают:

- целостность доверенной программной среды — путем контроля неизменности критичных файлов и компонентов программного обеспечения СУД;
- предотвращение НСД к информации — путем использования блокировок автоматизированных рабочих мест системы, обеспечиваемых штатными возможностями СЗИ НСД;
- сохранность ключевой информации СКЗИ «КриптоПро CSP» — в соответствии с ТУ ЖТЯИ.00009-01 30 01.

• Использование электронной цифровой подписи

Интеграция СУД на базе использования «OPTIMA-WorkFlow» с Ведомственным удостоверяющим центром осуществляется в рамках процедур управления, установленных для пользователей ведомственной инфраструктуры открытых ключей. В рамках этих процедур Удостоверяющим центром производится регистрация пользователей СУД и выпускаются сертификаты открытых ключей шифрования и ЭЦП для СКЗИ «КриптоПро CSP», с полем «область применения», указывающим на использование ключей защиты в соответствии со значением OID, определяемым нормативными документами ведомства. В процессе эксплуатации СУД со стороны Ведомственного УЦ осуществляется управление ключами пользователей СУД, в рамках которого предусматривается возможность отзыва ранее выпущенных сертификатов ключей СКЗИ, перевыпуск (обновление) сертификатов, выпуск документов управления сетью шифрованной связи, реализуемой СУД (методом публикации CRL). Программное обеспечение «OPTIMA-WorkFlow» использует документы управления сетью шифрованной связи (CRL) в соответствии со спецификациями Microsoft CryptoAPI путем реализации соответствующих системных вызовов средствами СКЗИ «КриптоПро CSP» в ходе операций создания, передачи, хранения и обработки защищенных электронных документов. Помимо этого, могут быть использованы встроенные возможности прикладного программного обеспечения Microsoft Office по реализации указанных системных вызовов при обработке соответствующих файлов. Соблюдение Регламента ведомственной ИОК пользователями СУД обеспечивается как техническими, так и организационными мерами.

4.13.3. Архитектура системы

Принципы открытой архитектуры, использованные при разработке системы, обеспечивают возможность взаимодействия системы «OPTIMA-WorkFlow» с любыми другими средствами обработки данных — например, с системами управленческого учета, средствами электронной почты, факсимильной связи, системами гарантированной доставки сообщений и т. д.

Особенностью окружения СУД является то, что создаваемой системе придется сосуществовать и взаимодействовать (а в перспективе — стать полностью интегрированной) как с существующими автоматизированными информационными системами обеспечения профильной деятельности организации, так и с инфраструктурными технологическими системами. Место СУД в комплексной ведомственной информационной системе организации иллюстрируется рисунком 2.






Рисунок 2. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия

Средствами «OPTIMA-WorkFlow» обеспечиваются возможности для бесшовной интеграции с любыми приложениями, использующимися как средства создания и модификации документов, которые разработаны в соответствии со спецификацией OLE (Object Link and Embedding) или реализованы как File Oriented Application.

В свою очередь разработчики других информационных систем, реализовавшие шлюзы к хранилищам документов или другого неструктурированного содержания (контента) с использованием стандарта ODMA, смогут обеспечить считывание и помещение данных под управление «OPTIMA-WorkFlow». «OPTIMA-WorkFlow» обладает развитой объектной моделью, которая позволяет управлять ее функционированием из других приложений через механизм OLE Automation, может совместно с другими подсистемами разделять свои данные. Все программные коды и объекты, поставляемые в расширенной конфигурации системы, доступны для дальнейшей модификации владельцем.

За счет наличия в системе развитого API (Application Program Interface) квалифицированные пользователи имеют возможность нарастить базовые возможности «OPTIMA-WorkFlow», дополнив ее своими собственными прикладными разработками. Технология «клиент-сервер», используемая системой, позволяет наиболее эффективно использовать все преимущества современных мощных вычислительных платформ.

4.13.4. Преимущества системы

Преимущества платформы OPTIMA-WorkFlow:

• OPTIMA-WorkFlow является интегрированным решением на базе лидирующих информационных технологий и лучших в своем классе программных продуктов
• Бесшовная интеграция с продуктами Microsoft Office

• Встроенные средства сканирования и распознавания (OCR) текстов документов

• Типовые сценарии создания документов

• Использование унифицированных форм (шаблонов) документов при их создании

• Возможность одновременной работы с бумажными и электронными документами

• Учет документов ДСП и использования бланков строгой отчётности

• Штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов

• Применение ЭЦП для указания авторства и обеспечения юридической значимости документов, резолюций и решений по документам

• Шифрование документов

• Подготовка организационно-распорядительных документов

• «Подшивка документов» (коллекции структурированных наборов документов произвольного формата) в качестве объекта учета в карточке наряду с единичными документами

• Макетирование форм регистрации и учета документов

• Межтерриториальный обмен документами

• Поддержка принятия управленческих решений

• Защита информации от НСД и искажения

• Механизм автоматического обновления ПО OPTIMA-WorkFlow

• Быстрая интеграция в существующую информационную среду компании