Независимая линия по выбору СЭД: +7(495)646-82-24 Для Москвы и Регионов!

 

Видеоролики, демоверсия и стоимость системы

4.1. ЕМС: DOCUMENTUM

EMC Documentum – это программная платформа для управления содержанием в масштабе предприятия. Содержание или неструктурированная информация существует в самых различных формах: в виде текстовых документов, инженерных чертежей, документов XML, образов отсканированных бумажных документов, аудио- и видео-файлов и многих других типов и форматов файлов. EMC Documentum помогает создавать содержание с помощью популярных настольных приложений и простых в использовании шаблонов. Она также собирает и объединяет готовое содержание из различных источников.

Обращение к Вам от авторов статьи

Профессионально и качественно проведем индвидуальный подбор СЭД из более чем 30 российских и западных решений специально для Вас. Мы используем более 60 параметров сравнения и проводим независимый подбор используя специально разработанную экспертную систему анализа решений, исходя из Ваших потребностей.
Наш консультант бесплатно проведет встречу в удобное Вам время в Вашем офисе или проконсультирует по телефону!
Подробнее..

EMC Documentum управляет этим содержанием и содержанием из других корпоративных приложений, в том числе ERP и CRM систем и корпоративных порталов. Она делает содержание более интеллектуальным за счет использования категоризации, метаданных, тегирования, что делает процессы поиска и получения результатов более эффективными. EMC Documentum автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами – эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненным циклом.

EMC Documentum управляет связями между элементами содержания, что позволяет одному элементу содержания иметь различные представления в зависимости от того, как он используется в различных контекстах и каналах распространения. Платформа также контролирует публикацию содержания по различным каналам.
Для получения более подробной информации о системе, показа ее в работе, получения ее сравнения с другим решением Вы можете заказать бесплатный Мастер-класс-консультацию у Вас в офисе с экспертами Академии Информационных Систем.

4.1.1. Краткое описание системы

Несмотря на то, что управление корпоративным содержанием применяется в самых разных областях, движущая сила ECM везде одна и та же – это стратегическая необходимость использовать корпоративные активы знаний для получения конкурентного преимущества. Независимо от того, что является областью применения ECM-технологий: веб-сайт для клиентов, корпоративный портал, приложение для управления цепочкой поставок или система обработки кредитных заявок, неструктурированное содержание – это либо ключ к повышению эффективности бизнеса и к большей операционной прибыли, либо узкое место, мешающее этого добиться. Очевидно, что никакие локальные решения уровня подразделений не справятся с быстрым ростом корпоративного содержания. Организации, использующие только такие решения, в результате получают изолированные, не способные взаимодействовать хранилища содержания, что сильно ограничивает обмен информацией.
Правильным выбором является решение корпоративного уровня – даже если начать с реализации его только в одном подразделении. Чтобы сделать правильный выбор, следует знать о некоторых основных возможностях, которыми должна обладать ECM-система. Они образуют необходимый фундамент или краеугольные камни решения по управлению содержанием – фундаментальные основы. Без них система управления содержанием будет недостаточно функциональной для того, чтобы предоставлять надежное и важное содержание клиентам, партнерам, поставщикам и работникам сегодня и обеспечить соответствие их возрастающим требованиям в будущем. Управление корпоративным содержанием (Enterprise Content Management) – всеобъемлющий термин, означающий интеграцию технологий, применяемых для решения следующих основных задач:

  • Управление документами (Document Management).
  • Управление веб-содержанием (Web Content Management).
  • Управление цифровыми активами (Digital Asset Management).
  • Коллективная работа (Collaboration).
  • Имиджинг документов (Document Imaging).
  • Управление отчетами (Report Management).
  • Архивирование содержания (Content Archiving).
  • Управление записями (Records Management).
  • Архивирование сообщений электронной почты (E-mail Archiving).
  • Управление бизнес-процессами (Business Process Management).
  • Интеграция с корпоративными приложениями (Enterprise Application Integrations).
  • Интеграция корпоративного содержания (Enterprise Content Integration).
  • Раскрытие информации (eDiscovery).
  • Соответствие требованиям регулирования (Compliance).

4.1.2. Решаемые задачи

Функциональные решения сочетают продукты и службы, обеспечивая решение различных функциональных задач в деятельности организации. В функциональных решениях могут использоваться одна и более технологий управления содержанием.

Функциональные решения делятся на три основные группы:

  • Управление организационными документами.
  • Управление техническими документами.
  • Управление финансовыми документами.
Задачи, наиболее часто решаемые сегодня с помощью системы:
  • Делопроизводство и архив. Решение предоставляет функционал, обеспечивающий документационное обеспечение управления в условиях электронного документооборота. Какими бы сложными не были требования к организации работы с документами, система готова им соответствовать и обеспечить их выполнение.
  • Регулируемая деятельность. Разнообразные требования регулирования деятельности определили набор требований к данному решению, которое, с одной стороны, организационно-техническими методами обеспечивает соблюдение требований и исполнение регламентов на предприятии, а с другой – позволяет в любой момент продемонстрировать это проверяющим органам.
  • Управление расчетами и платежами. Автоматизирует трудоемкий и в значительной степени ручной процесс сортировки, рассмотрения и обработки счетов. Решение обеспечивает возможность интеллектуального высокопроизводительного сканирования, управляемую и гибкую автоматизацию процесса, а также связь документов с транзакциями с возможностью доступа к документам из интерфейса ERP-системы.
  • Управление договорами. Решение помогает более эффективно управлять жизненным циклом договоров и сопутствующих документов за счет организации централизованного хранения, защиты информации и разграничения доступа, а также автоматизации бизнес-процессов создания, утверждения и исполнения договоров.
  • Управление технической документацией и чертежами. Основу решения составляет хранилище для управления всеми видами технического содержания, включая чертежи, схемы, таблицы, спецификации. На его базе строятся архивы технических документов различного назначения с разграничением доступа к информации и возможностью работы географически распределенных пользователей.
  • Управление проектами. Решение используется для управления проектами и программами в различных областях. Оно обеспечивает планирование и руководство выполнением проекта, поддержку взаимодействий участников проектных команд в защищенном проектном портале и автоматизацию создания комплектов проектной документации.
  • Управление качеством. Решение основано на управлении жизненным циклом стандартных операционных процедур, автоматизации процессов их разработки, внесения изменений, введения в действие и аннулирования. Включает функции уведомления об изменениях и журнал аудита для гарантии ознакомления.

4.1.3. Архитектура системы

Платформа управления содержанием Documentum является фундаментом, на котором строятся приложения для работы с содержанием, и представляет собой основу для информационно-ориентированных решений, начиная от управления деловыми документами и обеспечения совместной работы и заканчивая публикацией содержания на глобальных веб-сайтах.

Платформа Documentum является системой управления содержанием корпоративного класса с унифицированной архитектурой содержания и обеспечивает гибкость и экономию за счет единого цикла выпуска, базы программного кода, модели безопасности и журнала аудита для всех приложений по управлению содержанием. Открытая и масштабируемая платформа Documentum поддерживает различные операционные системы, базы данных, серверы приложений и веб-браузеры, позволяя организациям использовать инвестиции в существующие технологии благодаря интеграции с лучшими в отрасли инструментами. В то же время разработчики получают возможность быстро создавать и развертывать приложения с помощью инструментов на базе Eclipse в стандартизированной и интегрированной среде разработки с встроенными средствами XML и сервисно-ориентированной архитектурой.

Благодаря интеграции динамического содержания, сложных бизнес-процессов и людей внутри и за пределами предприятия, платформа Documentum обеспечивает прозрачное взаимодействие, коммуникации и совместное использование знаний в глобальном масштабе для реальной поддержки ваших инициатив по управлению содержанием.

4.1.4. Преимущества системы

Один из самых ценных активов любого бизнеса – информация в различных формах, представляющая накопленные за годы и десятилетия знания и интеллектуальный капитал организации. Данную информацию, включая спецификации продуктов, маркетинговые ресурсы, веб-страницы, данные клиентских служб, контракты поставщиков, сообщения электронной почты, фотографические изображения и т. д., часто называют корпоративным содержанием, и за ней стоят значительные инвестиции в интеллектуальный капитал, время и деньги.

Пять ключевых преимуществ решений EMC по управлению содержанием и архивированию включают:

  • Соответствие требованиям регулирования. Продукты EMC позволяют выполнять требования законов и норм регулирования и придерживаться стандартов, установленных государством, регулирующими органами или внутренними регламентами.
  • Эффективность. Продукты EMC повышают производственную эффективность за счет автоматизации ручных процессов и обеспечения соблюдения бизнес-правил.
  • Производительность. Продукты EMC повышают производительность отдельных сотрудников и целых групп за счет лучшей организации и доступа к корпоративному содержанию.
  • Архивирование. Продукты EMC помогают соответствовать требованиям по долговременному хранению, выполнять соглашения об уровнях обслуживания и повышать степень повторного использования содержания.
  • Консолидация. Продукты EMC сокращают совокупную стоимость владения (по сравнению с использованием нескольких приложений от разных производителей) за счет стандартизации на основе унифицированной инфраструктуры, устранения изолированных информационных хранилищ и экономии от масштаба.