Независимая линия по выбору СЭД: +7(495)646-82-24 Для Москвы и Регионов!

 

3.4. Требования к офисной технике при организации электронного документооборота



Нет времени или желания заниматся подбором оптимальной системы электронного документооборота?

Профессионально и качественно проведем индвидуальный подбор СЭД из более чем 30 российских и западных решений специально для Вас. Мы используем более 60 параметров сравнения и проводим подбор используя специально разработанную экспертную систему анализа решений, исходя из Ваших потребностей. Наш консультант проведет встречу в удобное Вам время в Вашем офисе!
Подробнее..

Внедрение систем электронного документооборота на предприятиях позволяет решить множество проблем, связанных с вопросами создания, хранения и движения документов. Вместе с тем, перевод документооборота в электронную форму ставит перед руководителями ИТ подразделений ряд новых задач по модернизации и переоснащению парка офисной техники, используемой в компании.

Современные требования, предъявляемые к офисной технике, зависят как от размера компании и профиля ее деятельности, так и от степени автоматизации документооборота на предприятии, что, в свою очередь, влияет на сложность и объем решаемых задач.

Одной из наиболее трудоемких и ресурсоемких задач, возникающих при внедрении систем электронного документооборота, является создание и поддержание в работоспособном состоянии электронного архива предприятия. Эта работа в упрощенном виде включает в себя три направления:

• Наполнение архива за счет перевода в электронный вид накопленного на предприятии архива бумажных документов, а также за счет создания новых электронных документов.
• Хранение электронных документов с использованием средств оперативного и долгосрочного хранения информации.
• Организация оперативного доступа к информации, хранимой в архиве, для текущей работы, а также ее тиражирование.

Процесс наполнения электронного архива можно разделить на два этапа. Первый, наиболее трудоемкий, предусматривает перевод в электронный вид уже существующего на момент внедрения СЭД «бумажного» архива. Эти работы необходимо выполнить однократно, но зачастую объем их очень велик. В дальнейшем пользователям системы электронного документооборота предстоит лишь оперативно пополнять электронный архив вновь создаваемыми документами.

3.4.1. Сканеры: от бумажного архива к электронному архиву

Перевод бумажного архива в электронный вид обобщенно можно назвать сканированием. Однако в данном случае это понятие включает в себя несколько дополнительных операций:

  • сканирование,
  • оптимизация изображения,
  • выделение реквизитов документа,
  • распознавание текста,
  • индексирование для обеспечения поиска по тексту и (или) по реквизитам,
  • контроль ввода.

Основным применяемым техническим оборудованием является сканер. На рынке представлено большое разнообразие моделей от простейших до сложных сканирующих комплексов.

Современные сканеры различаются по следующим характеристикам:

  • Формат сканируемых документов. Наиболее «продвинутые» модели могут справиться даже с форматом А0. Кроме того, для сканирования «неформатных» документов, например, нерасшитых книг, существуют специальные книжные сканеры, в том числе и с функцией автоматического переворачивания страниц. Они обеспечивают автоматическую фокусировку для различной толщины оригинала, компенсацию изгиба книги, разделение на страницы и т.п.
  • Скорость сканирования. Современные профессиональные документные сканеры способны обрабатывать до 400 страниц в минуту. Для обеспечения таких скоростей в таких моделях предусмотрена автоматическая подача материала и функция поточного сканирования, позволяющая автоматически разделять непрерывный отсканированный поток материала на страницы.
  • Качество сканирования документов (разрешение). Как правило, текстовые документы полиграфического качества сканируют с разрешением 200 dpi (точек на дюйм), 300 или 400 dpi. Увеличение разрешения позволяет добиться более высокого качества сканирования (например, при сканировании фотографий), но приводит к значительному увеличению объема получаемого графического файла.
  • Цветность сканирования. Для сканирования документов в системах электронного документооборота чаще всего применяются монохромные сканеры.
  • Различают сканеры с возможностью одно- или двустороннего сканирования.
  • Кроме того, некоторые модели сканеров оснащаются дополнительными приспособлениями, облегчающими работу оператора, например, педальные устройства управления, или реализующими дополнительные функции, такие, как считывание штрих-кодов. На основании этих характеристик, сканеры принято подразделять на три группы, а именно: персональные; настольные офисные модели среднего класса; профессиональные высокоскоростные.

Выбор конкретной модели в первую очередь зависит от регулярных потребностей организации. Если необходимо каждый день сканировать большое количество документов, то организации потребуется скоростное профессиональное решение, а если объем ежедневного сканирования невелик, то в небольших организациях можно обойтись менее производительной моделью или многофункциональным устройством, популярность которых в последнее время значительно возросла.

Для решения задач электронного документооборота по созданию электронных архивов необходим не только сканер, но также и наличие специального программного обеспечения, «ответственного», например, за распознавание отсканированных текстов и их индексацию. Различают специализированное ПО для потокового сканирования, программы для просмотра изображений, системы для работы с архивными документами (электронные архивы), а также программы распознавания текста.

После того как завершен самый больший этап работ по сканированию документов, объемы регулярного сканирования могут быть не столь большими. Поэтому некоторые компании, работающие на российском рынке, предлагают клиентам услуги по переводу текстовых данных из графического вида в цифровой вид. Такие работы, выполняемые в больших объемах, носят название ретроконверсия или ретроспективная конверсия.

3.4.2. Принтеры: печать документов

Несмотря на развитие систем электронного документооборота, принтер в офисе еще не скоро спишут в архив. Он необходим как для печати документов внутрикорпоративного применения (зачастую при внедрении СЭД автоматизируется значительное число рабочих мест в компании), так и в целях организации межкорпоративного или межведомственного документооборота.

Выбор устройства для тиражирования документации зависит от требуемых объемов работ, а также от формата представленных в электронном виде документов. Например, для вывода на печать конструкторской документации, скорее всего, потребуется плоттер, а в случае больших объемов печати чертежей придется задуматься о приобретении комплекса с повышенной скоростью печати.

Для принтеров и плоттеров значение имеет, в первую очередь скорость печати, а также способ подачи печатного материала (рулонный или листовой). Немаловажное значение при выборе устройства печати имеет стоимость расходных материалов и возможность использования недорогой бумаги. Профессиональные принтеры и плоттеры могут печатать не только на бумаге различного качества, но и на кальке или пленке. Немаловажен и такой показатель, как время наработки на отказ.

3.4.3. Хранение данных

При организации хранения документов ключевыми факторами являются объем хранимой информации, надежность хранения и возможность быстрого доступа. По способу хранения различают оперативное и долгосрочное хранение информации. При оперативном хранении первостепенным является скорость доступа, поскольку в оперативном «секторе» обычно хранятся документы, находящиеся в работе. Наиболее подходящим оперативным хранилищем является жесткий диск компьютера, но здесь, как говорится, «возможны варианты». Случай, когда электронный архив хранится на жестких дисках обычных компьютеров, является неприемлемым решением, поскольку надежность такого «хранилища» крайне невысока. Выходом из положения могут стать RAID-массивы. Они представляют собой способ организации нескольких жестких дисков, когда информация автоматически записывается одновременно на несколько дисков. При выходе из строя одного или нескольких накопителей информация восстанавливается с резервного носителя. Поскольку применение RAID-массива достаточно дорого, то для долговременного хранения больших объемов информации могут применяться архивные библиотеки на основе CD или DVD. Каждая такая библиотека содержит до нескольких сотен дисков и одно или несколько устройств считывания записи. Автоматическая смена дисков в таких устройствах занимает от одной до нескольких секунд, что, в принципе, приемлемо для применения в системах электронного документооборота. Не сбрасываются со счетов и ленточные системы в качестве недорогого средства хранения файлов.